机关文书档案管理制度

　　为使机关档案管理工作逐步达到规范化、标准化、现代化的要求，依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》的规定，特制定本制度。

　　一、总则

　　（一）机关档案工作由分管委领导负责，归办公室管理，具体管理工作由机关档案室负责。各部室均需指定一名兼职人员负责本部室文件材料的收集、保管和立卷归档工作。

　　（二）各部室工作人员，必须切实重视档案工作，将档案工作纳入每年的部室目标管理，进行考核奖惩。

　　（三）机关档案管理实行以部室为单位，坚持平时立卷，年终统一归档，机关档案室集中统一管理的原则。各部室在业务活动中收到或形成的文件、材料及声像等各种门类、各种载体文件材料收集齐全，分类整理后，立案归档，于次年6月前，除规定由部室保存外，全部向机关档案室移交。任何部室或个人不得跨年度保存应归档的文件材料。

　　（四）机关档案室的基本任务：

　　1.对本机关和各处室各种文件材料的收集、整理、立卷的归档工作进行监督和指导；

　　2.集中统一管理机关各种门类和载体的档案，并积极提供利用，为机关各项工作服务；

　　3.按规定向旗档案局移交档案；

　　4.办理领导交办的其他有关档案业务工作。

　　二、档案的整理和接收

　　（一）接收范围和保管期限

　　1.凡在机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的文件材料，经鉴别确定，为归档的文件材料，均属归档档案。

　　2.凡确定为归档的文件材料，按统一分类方案划为永久、长期和短期三种不同保管期限，分别立卷归档。

　　（二）案卷的质量要求

　　1.案卷质量总的要求是：遵循机关工作活动规律和文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，使之真实反映出机关工作的历史面貌，区别不同价值，便于保管和查阅利用，具体要求做到：

　　A.归档的文件材料种类、份数以及备份文件的页数，均应齐全完整。

　　B.在归档的文件材料中应将备份的文件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，分别立在一卷。不得分开，文稿应合一立卷。

　　C.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；跨年度的总结（包括各种统计报表）均放在针对年或针对最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的按次按批的工作（如调资、招干）放在形成年度立卷。

　　D.卷内文件材料应区别不同情况依序进行排列，即批复在前，请示在后；证件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。每份文件材料，按形成的时间顺序排列装订，统一在有文字的每页正页的右上角，背面的左上角用铅笔填写页码。图像和声像材料等应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

　　E.永久、短期和长期案卷均须按规定的格式逐件填写卷内目录，用铅笔填写或打印、复印，永久、长期一式三份，短期两份。对文件材料的提名，或虽有提名但于实际内容不符的亦应重新拟写，没有责任者（作者）、年、月、日的文件材料要考证清楚后填入；会议记录应填写每次会议的议程和主要内容。卷内目录放在卷首。

　　声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间。地点、中心内容和责任者。

　　F．每一案卷卷尾许附一张备考表，有关卷内的情况说明要逐项填写表内，无情况说明的，只将立卷人、检查人姓名和时间填上表示负责。

　　G．案卷封皮，应逐项按规定填写清楚。案卷题名要简明、确切地反映卷内文件内容，一般包括责任者（作者），内容（问题）和名称等。

　　H．卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已经扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线方法装订，要注意牢固、整齐，美观不宜超过150页。

　　2.文书档案的案卷、封皮，卷内文件目录，备考表等统一使用档案局印刷的标准格式，份数不够可复印。

　　3.档案交接：各部室每年将整理、装订好的档案，按保管期限不同分别填写档案接收（移交）登记表，一式两份，并另附永久、长期卷卷内目录表一式两份，短期卷一份，于次年六月前向机关档案室移交。

　　（三）、档案的管理

　　1.按档案局规定，机关和各部室在工作中形成的各种门类和载体的档案统一为一个全宗（全宗号待定）。

　　2.档案室应当将归档案卷按照不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应当统一，前后一致，不得任意改动。

　　3.档案室要科学地编写档号，一个机关的案卷目录号不能重复，一本案卷目录内的案卷号也不能重复。

　　三、档案的保管和利用

　　（一）机关档案室是统一保管全机关各类档案的（干部档案除外）专用场所，应严格按规定要求完善安全保护和设备措施。档案管理人员要按岗位责任制，明确职责、权限、任务、考核和奖惩措施，执行机关保密制度和保密措施。档案室要有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫和防鼠等设备。并根据工作需要，设置温湿计、复印机、吸尘器和必要的消防器材。机关档案管理现代化，应根据机关条件纳入机关办公化系统，同步发展，逐步提高科学管理水平和服务效率。

　　（二）建立完善机关的全宗卷，以积累存储机关案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等有关材料。

　　（三）档案的借阅、利用

　　1.机关档案专（兼）职人员要熟悉所藏档案的情况，积极做好借阅、利用工作，配合有关部门人员开展机关史料编研、编写、全宗介绍、组织沿革、大事记、发文汇集等工作。

　　2.借阅、利用档案，按下列规定办理手续

　　A．内部借阅：本单位人员借阅档案时，必须经办公室负责同志同意，并办理借阅手续；外单位人员调阅档案，须持有单位介绍信，经主管领导批准并进行详细登记，方可借阅。档案原则上不得外借，如有特殊需要，须报上级主管部门批准，但不能拆散原卷册，并限期归还。归还档案时，须经管理人员当面清点后，注销借阅手续。

　　B．凡利用本机关档案结束后，由利用者如实填写一份《档案利用效果登记表》，与档案一同交回档案室存查。

　　四、其他

　　（一）档案的统计：档案室按上级有关规定填写接收和移交登记表，准确填报档案工作统计年报，及时上报档案局。

　　（二）档案的鉴定和移交在分管档案室负责人主持下，由机关和各部室档案管理人员，共同组成档案鉴定小组，按上级规定不定期地对本机关档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。对失去保存价值应销毁的档案材料，由鉴定小组提出意见登记造册，经分管领导审批后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

　　（三）按档案局规定的移交范围和年限，对应上交的档案，及时做好准备和移交工作。

　　（四）本制度经纪委常委会议批准后执行，并上报档案局备案。

　　五、档案的清查于销毁

　　（一）定期进行档案清查工作，及时收回外借的档案及材料。发现文件丢失或少卷及时报告领导查清情况，以防后患。

　　（二）凡销毁档案要编造清册，经主管领导审核批准，统一到指定位置销毁，严禁向废品收购部门或个人出售应销毁的档案。